Office 365とAzure Information Protectionでメール自動暗号化

最近、Office 365をご利用のお客様がAzure Information Protection(以下、AIP)をご契約されることが増えてきています。
あるOffice 365をご契約のお客様がAIPをご検討されており、以下のようなご質問をいただいました。

「社員に社外へメールを送るときには暗号化をするように言ってもきっと忘れちゃうんだよね‥。メール送るときに自動で暗号化させたいんだけど」

自動暗号化というキーワードでAIPの機能を見ていると実装不可能?と思いがちなのですが、今回のようにOffice 365(Exchange Online)をご利用いただいていれば実現可能なんです。

事前準備

必要なライセンス:Exchange Online およびAIP P1

最初に行う設定:AIPの有効化のため以下のPowerShellを実行します。

Set-ExecutionPolicy RemoteSigned
$UserCredential = Get-Credential
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $Session
Set-IRMConfiguration -RMSOnlineKeySharingLocation “https://sp-rms.ap.aadrm.com/TenantManagement/ServicePartner.svc”
Import-RMSTrustedPublishingDomain -RMSOnline -Name “RMS Online”
※アジア以外の地域の場合や詳細は以下のURLをご参照ください。
※PowerShellが反映されるまでにタイムラグが(けっこう)必要な場合もあります

Exchange 管理センターからルールを設定

[メールフロー]-[ルールの新規作成]で新しいルールを作成します。「メッセージのセキュリティを変更する」からメッセージの暗号化を選択できます。

また、どのようなときに暗号化するかという設定も状況に応じて選択できます。

管理者が設定さえしておけば、社員は無意識に暗号化されたメールを送信することができます。
送信先のメールアドレスはとくに選ぶことがないので、安心ですね。

送信者の対応

では送信者にはどのように届くかというと、暗号化されているというメッセージとともにHTMLファイルが添付されたメールが届きます。

HTMLファイルをクリックすると、マイクロソフトアカウントでサインインする画面が表示されます。もしマイクロソフトアカウントがなく、作成したくない場合にはワンタイムパスコードでの利用も可能です。


これなら送信された側もユーザーも大きな負担はかかりませんね。
Office 365 同様、AIPも試用版の利用が可能ですので、ぜひお試しください。

Azure Information Protection Client の新バージョン

先日、新バージョン(Ver 1.3.155.2) がリリースされました。
https://docs.microsoft.com/en-us/information-protection/rms-client/client-version-release-history#version-131552

いつものようにMicrosoft Download Centerよりダウンロード可能です。
※こちらをインストールするには.NET Framework 4.5.2 以上が事前にインストールされている必要がありますのでご注意下さい。

エクスプローラーから右クリックで暗号化できたりとか、ラベルを使用した場合のログを残せたりとか。UIも若干変わりましたね。
利用イメージです。

暗号化したいファイルをエクスプローラーから右クリック。

編集画面がひらきます。

適用ボタンをクリックすると完了です。

また、Sharepoint Online サイト上から暗号化されたPDFをAIPビューアーでそのまま閲覧することもできます。
Sharepointサイト上の暗号化されたPDFファイルを [保存] -[ファイルを開く]をクリックします。

AIPビューアーが起動します。

それ以外では、PowerShellにてローカルやネットワーク共有されたファイルを暗号化するモジュールをRMSProtectionモジュールとして提供されたりとかですね。

ドキュメントの暗号化としてAIPの認知度が広まってきていますね。ぜひお試しください。

 

RMS暗号化ファイルのオフラインでの利用

最近お客様より以下の様なご質問をいただくことがありました。

「RMSで暗号化されたファイルを解読するのは常にオンラインである必要があるか?」
ということです。

通常、相手が解読できる相手かどうか認証するためにオンラインである必要がありますが、テンプレートを利用すると指定した日数についてはオフラインでの解読が可能となります。
指定された日数の間は資格情報がキャッシュされた状態が保たれるわけですね。

以下、手順です。
事前にOffice 365管理画面で、Rights Managementを有効化しておきましょう。
※Office 365 管理画面でのActive化とともにPowerShellの実行が必要です。

設定ーアプリーMicrosoft Azure Information Protection ーMicrosoft Azure Information Protection の設定の管理から行います。
Azure クラシックポータルにて該当ディレクトリを選択し、[RIGHTS MANAGEMENT] を選択します。

[管理]ー[新しい権利ポリシーテンプレートを作成する]にてテンプレートを作成します。

[権利テンプレートの管理] より作成したテンプレートを選択し、[ユーザーおよびグループの権限の構成]にて[作業の開始]をクリックします。

[構成]タブをクリックし、[オフライン] – [インターネットに接続せずにコンテンツを利用できる日数]をチェックし、日数を入力します。

[状態]から[発行] をクリックし、[保存]をクリックします。

[権限]タブよりユーザーに該当する権限を付与します。今回はすべての権限(共同所有者の権限を付与しました)

[スコープ]タブより該当するユーザーを追加します。
有効化・反映されるまで数分~数時間かかることもありますので気長にまちましょう。メールを作成する際に作ったテンプレートを指定します。

 

テンプレートを利用したカスタマイズ、ぜひお試しください。

 

Azure Information Protection P2 の機能

この投稿は Office 365 アドベントカレンダーに参加しています。

以前の投稿でもお知らせしたようにEMSにはE5という上位プランができました。
その中に Azure Information Protection (以下、AIP)Plan 2 が含まれます。

(※ちなみに、AIP は従来まで Azure Right Management(RMS)という名前で呼ばれていたものの後継にあたります。旧という表現をしておりますが、RMS が無くなったわけではありません。AIP は RMS の暗号化技術を使ってさらなる保護をかけています。)

Office 365 E3 以上のプランにも RMS が付随していますが、最近は Office 365 E3 をご利用の企業でも、オンプレミスでの利用や Office ドキュメント以外の保護を目的に AIP の導入をご検討いただくことが増えてきています。
なので、ぜひ Office 365 ユーザーの皆様にもこの機能に興味を持っていただきたいと思い Office 365 アドベントカレンダーにこの投稿を参加させています。

前置きが長くなりました。
では、AIP Plan 2 の新機能として登場した「ラベリングと分類」についてご紹介します。この機能を利用すると、社内ユーザーに視覚的にそのドキュメントの機密性を意識させることができ、情報漏洩などのセキュリティ事故を防ぐことができます。もちろん、従来の Azure RMS の機能でもあるそのドキュメントを追跡、アクセスの禁止などの設定も可能です。

まず、利用するための準備ですが、ご契約いただく前に試してみたいと思われますよね。この AIP(P2)も、もちろんお試しいただくことが可能です。

Office 365 の管理画面(もちろん試用版でもOK)メニューで、「サービスを購入」を選択します。
「Azure Infomation Production P2」を選択し、「無料試用版」ボタンをクリックしてください。


あとはユーザーにライセンスを割り当てれば30日間は製品版と同様機能を利用可能です。

あるいは、以下のページから Enterprise Mobility +Security E5 の無料試用版をお申込みください。

AIP P2 の申し込みが完了したら、次にツールの準備をしましょう。

まずは、RMS のころからおなじみの RMS 共有アプリケーションを以下のサイトからダウンロードしてインストールします。

つぎに、AIP P2 のラベリング機能を利用ために、以下の Azure Information Protection クライアントのサイトをブラウザから開きます。

AzInfoProtection.exe を選択し、ダウンロードを実行します。

ダウンロードが完了したら、あとはウィザードに従いインストールを実行します。

これで準備は完了です。

これだけでも標準で用意されているラベルは利用できますが、内容をカスタマイズするための編集画面をみてみましょう。

Azure ポータルサイトへサインインします。

Azure ポータルから、Market Place – セキュリティ+ID – Azure Information Protection を選択します。


表示された画面で「作成」をクリックします。(ライセンスが付与されていないとここでエラーとなりますので、必ず先に試用版  Or  製品版を取得してください。)

ポリシー編集画面が表示されます。

ここでラベルのカスタマイズをしたり、「すべてのドキュメントとメールにラベルを付ける (自動適用またはユーザーによる適用)」、「分類ラベルを低くする、ラベルを削除する、保護を削除する場合、ユーザーは理由を提供する必要があります」などさまざまなオプションの ON / OFF を切り替えることができます。既定値はどちらも「オフ」になっています。今回は、「視覚的なマーキングの設定(ヘッダーやフッターなど)」を ON に設定します。

設定が完了したら「公開」をクリックし展開します。

それでは、デスクトップで Word 文書を作成してみましょう。
作成した文書を開いてみると、ツールバーに「ラベル」が表示されているのが確認できます。

選択したラベル : Secret がフッターにラベルが表示されていることが確認できます。

残念ながら現段階では、まだすべての機能が利用できる状態ではありません。ラベルがつけられたドキュメントをどのように連携させるかという部分のほとんどが機能制限中です。Exchange Online や Sharepoint Online と統合ができないのが一番つらいところなのですが・・・。最近頻繁にアップデートがかかっているので時間の問題と思われます。(RMS ポリシーテンプレートへの反映が現在プレビュー)

ラベルのつけられたドキュメントの活用方法ですが、例えば Exchange Online のトランスポートルールと連携し、つけられたラベルによってルールを振り分けたり、Cloud App Security と連携した監視の強化も行えます。

他サービスと連携した AIP の活用についてはアップデートの状況をみつつ改めて投稿します。

 

 

 

Azure Information Protection (AIP)社外への送付

Microsoft Azure Information Protection(AIP:旧、RMSのこと) について、ご質問をいただくことが多くなりました。
ドキュメントの送付に「ZIPファイル+パスワード」での添付が無理があることが浸透しつつあるようです。

一番多い質問として、「AIPは社内ではなく、社外の相手(AIPライセンス無し)にも利用できるのか?」ということです。

この場合は、暗号化されたドキュメントを受け取った相手は「無料版のAIP」にアクセスし、メールアドレスを登録することにより
送付されたドキュメントを解読することが可能です。

操作は簡単です。
以下のページへ勤務先のメールアドレスを入力します。(gmailなどの個人アカウントは現在はご利用になれません。)

すでの社内に登録されたメンバーがいれば、2人目以降の方はメールアドレスを入力するだけで登録が完了します。ドキュメントを開くアプリもこちらからダウンロード可能。

社内外問わず、安心してご利用いただけます。